Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil Sie sich über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren wollen. Wir, der DRK-Kreisverband Berlin Schöneberg-Wilmersdorf e. V. (nachfolgend: „die Organisation“, „wir“ oder „uns“) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz in unserer Organisation informieren.
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: „DS-GVO“) bestehen Pflichten, um den Schutz personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person sicherzustellen. Als betroffene Person können Sie z.B. Kunde, Nutzer oder Mitarbeitender sein.
Soweit wir entweder alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und 14 DS-GVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: „Grundsätze der Datenverarbeitung“) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.
Unsere Grundsätze der Datenverarbeitung sind modular aufgebaut. Sie bestehen aus einem allgemeinen Teil für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen und ggf. einem besonderen Teil, dessen Inhalt sich ergänzend jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation bezieht. Weichen Allgemeiner und Besonderer Teil voneinander ab, gilt der Besondere Teil.
Nach dem Vorbild des Art. 4 DS-GVO liegen diesen Grundsätzen der Datenverarbeitung folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:
– "Personenbezogene Daten" (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
– "Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
– "Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DS-GVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
– "Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DS-GVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
– "Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DS-GVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
– "Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DS-GVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
– „Besondere Kategorien personenbezogener Daten“ (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO) sind Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten und Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
– „Gemeinsam Verantwortliche“ (Art. 26 DS-GVO) sind zwei oder mehr Verantwortliche, die gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung festlegen. In diesem Fall stellen wir Ihnen das Wesentliche der zwischen den gemeinsam Verantwortlichen getroffenen Vereinbarung zur Verfügung (Art. 26 Abs. 2 Satz 2 DS-GVO).
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist
DRK Kreisverband Berlin Schöneberg-Wilmersdorf e.V.
Kranzer Str. 6-7
14199 Berlin
Telefon (030) 2332 19 61 0
Telefax (030) 2332 19 61 65
E-Mail info(at)drk-wilmersdorf(dot)de
Sie finden weitere Informationen zu unserer Organisation, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.drk-schoeneberg.de/footer-menue-deutsch/service/impressum.html
Bei allen Fragen und als Ansprechpartner zum Thema Datenschutz bei uns steht Ihnen unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter jederzeit zur Verfügung. Die Kontaktdaten sind:
R2Data GmbH
Postfach:
Scanbox 18556
Ehrenbergstraße 16a
10245 Berlin
Sie können unseren Datenschutzbeauftragten in allen Fragen zu Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte unmittelbar zu Rate ziehen (Art. 38 Abs. 4 DS-GVO). Er ist insoweit zur Geheimhaltung verpflichtet (Art. 38 Abs. 5 DS-GVO).
Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO und Art. 14 Abs. 4 DS-GVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Welche Kategorien personenbezogener Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken, richtet sich nach der jeweiligen Verarbeitungssituation. Regelmäßig verarbeiten wir Stammdaten (z. B. Name, Anschrift), Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten, Kommunikationsinhalte sowie Protokoll- und Nutzungsdaten. Die im Einzelfall verarbeiteten Datenkategorien, die Zwecke und die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus dem Besonderen Teil (II.).
Soweit wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, stammen sie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Internetseiten), Auskünften Dritter. Über die Herkunft Ihrer Daten informieren wir Sie im Besonderen Teil oder auf Anfrage (Art. 14 Abs. 1 lit. d, Abs. 2 lit. f DS-GVO).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DS-GVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO ("Einwilligung"): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. d DS-GVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. e DS-GVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
– Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO ("Berechtigte Interessen"): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO) verarbeiten wir nur, wenn zusätzlich einer der Erlaubnistatbestände des Art. 9 Abs. 2 DS-GVO oder eine hierauf gestützte nationale Vorschrift – insbesondere § 22 BDSG – vorliegt, etwa Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO) ) [oder: Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Gesundheitsversorgung und der Sozialfürsorge (Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO)].
Verarbeitungen im Beschäftigungsverhältnis stützen wir auf Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a, b, lit. c und lit. f DS-GVO. Kollektivvereinbarungen (Betriebs- oder Dienstvereinbarungen) konkretisieren diese Verarbeitungen, treten aber nicht an die Stelle der Rechtsgrundlage.
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Zusätzlich prüfen wir turnusmäßig – regelmäßig zum Ende eines Kalenderjahres – anhand festgelegter Kriterien, ob eine weitere Verarbeitung erforderlich ist. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Konkrete Speicher- und Löschfristen für einzelne Verarbeitungssituationen ergeben sich aus dem Besonderen Teil (II.).
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft, über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (zB TLS-Verschlüsselung für unsere Webseite) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben. Stützen wir eine Weitergabe auf eine Interessenabwägung, besteht unser berechtigtes Interesse in der ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Aufgaben und Geschäftsprozesse, für die wir auf externe Leistungen angewiesen sind. Dem steht Ihr Interesse gegenüber, dass Ihre Daten unseren Bereich nicht verlassen. Wir tragen diesem Interesse Rechnung, indem wir nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten weitergeben, die Empfänger zur Vertraulichkeit verpflichten und die Weitergabe dokumentieren. Nach unserer Abwägung überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten unser Interesse daher nicht.
Wir setzen zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein, etwa für IT-Betrieb und Softwarepflege, Aktenvernichtung und Marketing. Soweit diese Dienstleister ausschließlich nach unserer Weisung tätig werden, haben wir mit ihnen Verträge über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Andere Empfänger – insbesondere Post- und Paketdienstleister, Telekommunikationsanbieter, Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister – sind keine Auftragsverarbeiter, sondern verarbeiten Ihre Daten als eigenständige Verantwortliche; ihnen übermitteln wir nur die für die jeweilige Leistung erforderlichen Daten.
Weitere Empfänger können sein: Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Berufsgeheimnisträger (z. B. Steuerberatung, Rechtsanwaltschaft), Post- und Logistikdienstleister, Behörden, öffentliche Stellen und Gerichte. Auf Ihr Verlangen teilen wir Ihnen die konkreten Empfänger mit, gegenüber denen wir Ihre Daten offengelegt haben.
Werden personenbezogene Daten zwischen uns und verbundenen Unternehmen/Tochtergesellschaften weitergegeben, ist zu unterscheiden: Erfolgt die Weitergabe ausschließlich zu unseren Zwecken und nach unserer Weisung, beruht sie auf einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO. Verfolgt das andere Unternehmen eigene Zwecke, liegt eine Übermittlung an einen eigenständigen Verantwortlichen vor; diese erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO) oder überwiegender berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO). Eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DS-GVO besteht nur, soweit dies im Besonderen Teil (II.) angegeben ist. Soweit wir eine Übermittlung an ein verbundenes Unternehmen auf berechtigte Interessen stützen, liegt unser Interesse in der einheitlichen Steuerung und Verwaltung innerhalb der Unternehmensgruppe. Ihr gegenläufiges Interesse, dass Ihre Daten nicht an weitere Rechtsträger gelangen, berücksichtigen wir, indem wir die Übermittlung auf das erforderliche Maß beschränken, gruppenweit einheitliche Schutzmaßnahmen anwenden und Sie auf Ihr Widerspruchsrecht hinweisen. Nach unserer Abwägung überwiegen Ihre Interessen unser Interesse daher nicht.
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittländern weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des EWR, also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt nur zu den in diesen Grundsätzen der Datenverarbeitung genannten Zwecken. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.
Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie auf der Internetseite der Europäischen Kommission). In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist. Möglich ist dies über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes.
Eine Kopie der von uns verwendeten Garantien, insbesondere der Standarddatenschutzklauseln, stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung (Art. 13 Abs. 1 lit. f, Art. 14 Abs. 1 lit. f DS-GVO). In Ausnahmefällen kann eine Übermittlung auf Art. 49 DS-GVO gestützt werden; darüber informieren wir Sie gesondert.
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DS-GVO – einschließlich Profiling – findet nicht statt, soweit im Besonderen Teil (II.) nichts anderes angegeben ist.
Soweit im Besonderen Teil (II.) nichts anderes angegeben ist, machen wir den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns über die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Angaben hinaus personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen. Zum Beispiel können wir Ihnen keinen Newsletter zusenden, wenn Sie uns keine E-Mail-Adresse nennen.
Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO).
Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den eingangs unter I.2 und I.3 angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen; dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.
Der Widerspruch ist an keine Form gebunden. Sie können ihn an die unter I.2 oder I.3 genannten Kontaktdaten richten.
Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Grundsätze der Datenverarbeitung regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer Webseite unterrichtet. Diese Grundsätze der Datenverarbeitung haben den Stand von September 2026.
Für die weiteren Verarbeitungen gelten in Ergänzung zum Allgemeinen Teil die folgenden Besonderheiten.
Für die Datenverarbeitung beim Besuch unserer Internetseite – einschließlich des Einsatzes von Cookies und vergleichbaren Technologien nach § 25 TDDDG – gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Internetseite. Für unsere Auftritte in sozialen Netzwerken gelten die Hinweise unter www.drk-schoeneberg.de/datenschutz; soweit wir dort mit dem Betreiber der Plattform gemeinsam Verantwortliche sind (Art. 26 DS-GVO), informieren wir dort zusätzlich über das Wesentliche der getroffenen Vereinbarung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch oder via Online-Bewerbungsformular). Dabei sichern wir Ihnen zu, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten unter strikter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften und aller anderen anwendbaren Rechtsvorschriften erfolgt. Ihre Daten werden von uns streng vertraulich behandelt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen etc.), um eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen); soweit wir gesetzliche Pflichten erfüllen, Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO) – etwa Angaben zu einer Schwerbehinderung – verarbeiten wir nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO), oder soweit Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Wir bitten Sie, solche Angaben nur zu machen, soweit sie für Ihre Bewerbung erforderlich sind.
Ihre Daten sind innerhalb unserer Organisation nur den am Bewerbungsprozess beteiligten Personen zugänglich und werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens setzen wir den Bite Bewerbermanager/BITE GmbH als Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DS-GVO). Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nicht. Eine automatisierte Vorauswahl oder Bewertung von Bewerbungen findet nicht statt.
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.
Für den Fall, dass wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO) bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Rücknahme der Bewerbung) aufzubewahren. Die Aufbewahrung dient insbesondere Beweiszwecken im Falle von Rechtsstreitigkeiten. Wir haben Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten berücksichtigt und halten diese Aufbewahrung für angemessen, um unsere rechtlichen Verpflichtungen und Ansprüche zu schützen und zu verteidigen. Dabei berücksichtigen wir insbesondere Ihr Interesse an einer zeitnahen Löschung: Wir begrenzen die Aufbewahrung auf die kurze Frist, die zur Abwehr von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz erforderlich ist, beschränken den Zugriff auf die mit dem Bewerbungsverfahren befassten Personen und nutzen die Daten in dieser Zeit zu keinem anderen Zweck. Sollte sich nach Ablauf der 6-Monatsfrist herausstellen, dass die Daten für einen drohenden oder anhängigen Rechtsstreit benötigt werden, erfolgt die Löschung erst, wenn der Zweck für die weitere Speicherung entfällt.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, in unseren Bewerberpool aufgenommen zu werden. Im Falle der Aufnahme werden alle Unterlagen und Angaben aus Ihrer Bewerbung in den Bewerberpool übernommen, um Sie bei entsprechenden Vakanzen kontaktieren zu können. Die Aufnahme in den Bewerberpool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO). Die Daten im Bewerberpool werden nach 24 Monaten gelöscht, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung einwilligen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; in diesem Fall löschen wir Ihre Daten aus dem Bewerberpool. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Wir veranstalten eine Vielzahl an Veranstaltungen im weitesten Sinne. Wir verarbeiten dabei Ihre Daten zum Zweck der Durchführung der Veranstaltung sowie zur Dokumentation der Veranstaltung durch Bild- und Tonaufzeichnungen und der Nutzung der entstandenen Aufzeichnungen zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
Rechtsgrundlage für Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO, für die Abrechnung und die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO. Angaben zu Verpflegungswünschen, Unverträglichkeiten oder zur Barrierefreiheit verarbeiten wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO).
Die gefertigten Bild- und Tonaufnahmen können zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden, an Journalisten, Medienunternehmen, Presse- und Fotoagenturen sowie Social Media Plattformen auch in das Ausland übermittelt und durch uns in gedruckter oder digitaler Form veröffentlicht werden.
Rechtsgrundlage für die Anfertigung und Veröffentlichung von Bild- und Tonaufnahmen ist unser berechtigtes Interesse an der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO). Stellt eine Aufnahme einzelne Personen in den Mittelpunkt, stützen wir die Veröffentlichung auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO). Eine Übermittlung an Empfänger in Drittländern – etwa bei der Nutzung sozialer Netzwerke – erfolgt nach den unter I.9 dargestellten Grundsätzen. Nach einer Veröffentlichung ist die Entfernung bereits verbreiteter oder gedruckter Aufnahmen nur eingeschränkt möglich. Unser Interesse an der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit dient dazu, unsere Arbeit nachvollziehbar darzustellen und Unterstützung für unsere Aufgaben zu gewinnen. Dem steht Ihr Interesse am Schutz Ihres Bildes gegenüber, das bei Veröffentlichungen im Internet besonderes Gewicht hat. Wir tragen dem Rechnung, indem wir vorrangig Übersichts- und Situationsaufnahmen verwenden, auf herabsetzende oder bloßstellende Darstellungen verzichten, einen vor Ort erklärten Widerspruch berücksichtigen und Aufnahmen, die einzelne Personen in den Mittelpunkt stellen, grundsätzlich nur mit Einwilligung veröffentlichen. Unter diesen Voraussetzungen überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten unser Interesse nach unserer Abwägung nicht.
Bild- und Tonaufnahmen sowie Veröffentlichungen bewahren wir zur Dokumentation unserer Tätigkeit dauerhaft in unserem Archiv auf (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO). Ihr Recht auf Löschung und Ihr Widerspruchsrecht bleiben unberührt; wir prüfen in diesem Fall, ob überwiegende Dokumentations- und Archivinteressen entgegenstehen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der dauerhaften Dokumentation unserer Tätigkeit und unserer Geschichte. Ihr gegenläufiges Interesse an einer Begrenzung der Speicherdauer berücksichtigen wir, indem der Archivbestand nur eingeschränkt zugänglich ist und wir bei einem Widerspruch im Einzelfall prüfen, ob das Archivinteresse tatsächlich überwiegt.
Wenn die Veranstaltung durch einen Zuwendungsgeber, z.B. ein Bundesministerium unterstützt wird, sind wir in der Regel zum Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung verpflichtet. Zuwendungsgeber können z.B. die Vorlage von Teilnehmerlisten verlangen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung an den Zuwendungsgeber ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO in Verbindung mit den Nebenbestimmungen des Zuwendungsbescheids. Sollte Ihre Veranstaltung durch einen Zuwendungsgeber gefördert sein, erfolgt ein entsprechender Hinweis im Rahmen der Anmeldung.
Die Angabe der bei der Anmeldung als erforderlich gekennzeichneten Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Teilnahmevertrags erforderlich; ohne diese Angaben ist eine Teilnahme nicht möglich (Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO). Die Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen ist für die Teilnahme an der Veranstaltung nicht verpflichtend. Wenn Sie keine Bild- und Tonaufnahmen wünschen, teilen Sie dies bitte unseren Mitarbeitenden am Veranstaltungsort mit. Wir dokumentieren Ihren Widerspruch und berücksichtigen ihn bei Anfertigung, Auswahl und Veröffentlichung der Aufnahmen.
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen verarbeiten wir Ihre Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO, für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO und für die Geltendmachung sowie Verteidigung von Rechtsansprüchen Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Buchführungsunterlagen und Belege bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben sechs, acht oder zehn Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO); die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen wir die Daten, sofern keine weitere Erforderlichkeit besteht. Soweit wir Daten zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten, besteht unser berechtigtes Interesse in der Durchsetzung und Abwehr von Forderungen aus dem Vertragsverhältnis. Ihr gegenläufiges Interesse an einer früheren Löschung berücksichtigen wir, indem wir diese Verarbeitung auf die betroffene Angelegenheit und die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist beschränken. Nach unserer Abwägung überwiegen Ihre Interessen unser Interesse daher nicht.
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Post, Kontaktformular oder Messenger kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO, soweit Ihr Anliegen der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihr Anliegen sachgerecht bearbeiten und den Vorgang nachvollziehen zu können; dem steht Ihr Interesse an einer möglichst kurzen Speicherung gegenüber, dem wir durch eine zweckgebundene Verarbeitung und die zeitnahe Löschung der Korrespondenz Rechnung tragen. Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine Aufzeichnung von Telefongesprächen erfolgt grundsätzlich nicht; andernfalls werden Sie vorab ausdrücklich darauf hingewiesen.
Wir finanzieren unsere satzungsgemäßen Aufgaben in erheblichem Umfang aus Zuwendungen. Dafür verarbeiten wir personenbezogene Daten in den nachfolgend beschriebenen Zusammenhängen.
Zuwendungen und Fördermitgliedschaften
Wenn Sie uns eine Zuwendung machen oder eine Fördermitgliedschaft begründen, verarbeiten wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten, Ihre Zahlungsdaten sowie die Angaben zur Zuwendung, insbesondere Betrag, Datum, Zahlungsweg und eine etwaige Zweckbindung. Rechtsgrundlage für die Abwicklung der Zuwendung und die Durchführung einer Fördermitgliedschaft ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO.
Für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen und die steuerliche Dokumentation ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO (§ 10b EStG, § 50 EStDV, § 147 AO). Zuwendungsdaten bewahren wir für die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungsfristen auf.
Information über die geförderten Projekte
Über die Verwendung Ihrer Zuwendung und über die von Ihnen unterstützten Projekte informieren wir Sie im Rahmen der bestehenden Zuwendungsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Rechenschaft über die Mittelverwendung. Ihr Interesse an einer Begrenzung dieser Information berücksichtigen wir, indem wir uns auf die im Rahmen der Zuwendungsbeziehung übliche Berichterstattung beschränken; ein Überwiegen Ihrer Interessen sehen wir darin nicht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.
Spendenwerbung per Post
Für Spendenwerbung per Post ist eine Einwilligung nicht erforderlich. Wir verarbeiten Ihre Adress- und Zuwendungsdaten zum Zweck der postalischen Spendenwerbung sowie zum Adressabgleich und zur Adressaktualisierung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Aufbringung der Mittel, die wir zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben benötigen; Erwägungsgrund 47 zur DS-GVO nennt die Direktwerbung ausdrücklich als möglichen Fall eines berechtigten Interesses. Dem steht Ihr Interesse gegenüber, nicht unaufgefordert postalisch kontaktiert zu werden; nach unserer Abwägung überwiegt unser Interesse, weil sich die Ansprache auf postalische Werbung beschränkt, Sie ihr jederzeit formlos widersprechen können und Ihre Daten nicht an Dritte zu deren eigenen Zwecken weitergegeben werden. Ihre Daten werden nicht an Werbetreibende übermittelt und nicht verkauft oder vermietet.
Spendenwerbung per E-Mail, Telefon oder Messenger
Werbliche Ansprachen per E-Mail, Telefon oder Messenger versenden wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bei jeder Ansprache weisen wir Sie auf die Widerspruchs- und Widerrufsmöglichkeit hin.
Auswertung der Zuwendungshistorie
Zur Steuerung unserer Spendenwerbung werten wir Ihre Zuwendungshistorie aus, etwa Höhe, Häufigkeit, Anlass und Zeitpunkt früherer Zuwendungen, und messen die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Werbemittel wirtschaftlich einzusetzen und Sie nicht mit unpassenden oder zu häufigen Ansprachen zu belasten. Wir beschränken die Auswertung auf die genannten Angaben und führen sie nicht mit Daten aus externen Quellen zusammen [oder: und ergänzen sie ausschließlich um [Angabe]]. Ihrem gegenläufigen Interesse an einer möglichst geringen Auswertung tragen wir durch diese Beschränkung Rechnung; nach unserer Abwägung überwiegt es unser Interesse an einer wirtschaftlichen Spendenwerbung nicht.
Widerspruch und Werbesperre
Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken, verarbeiten wir Ihre Daten für diese Zwecke nicht weiter (Art. 21 Abs. 3 DS-GVO). Damit wir Ihren Widerspruch dauerhaft beachten können, nehmen wir die dafür erforderlichen Angaben in eine interne Sperrliste auf und schränken die Verarbeitung insoweit auf diesen Zweck ein; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. c DS-GVO in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DS-GVO. Würden wir Ihre Daten vollständig löschen, könnten wir Sie bei einer späteren Adresserhebung nicht wiedererkennen und erneut anschreiben.
Wenn Sie gleichwohl die vollständige Löschung Ihrer Daten wünschen, setzen wir dies um. Wir weisen Sie in diesem Fall darauf hin, dass wir eine erneute Ansprache dann nicht dauerhaft ausschließen können. Bereits veranlasste Aussendungen lassen sich nach dem Zeitpunkt der Sperrung technisch nicht mehr stoppen; in Einzelfällen kann Sie daher noch ein Schreiben erreichen, das vor Ihrer Sperrung erstellt wurde.
Empfänger
Für Druck, Adressierung und Versandvorbereitung personalisierter Spendenschreiben sowie für den Betrieb unseres Spendenverwaltungssystems setzen wir Dienstleister ein, die ausschließlich nach unserer Weisung tätig werden; mit ihnen haben wir Verträge über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Eine namentliche Aufstellung dieser Dienstleister teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.
Post- und Paketdienstleister sowie Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister sind keine Auftragsverarbeiter; sie verarbeiten Ihre Daten als eigenständige Verantwortliche im Rahmen der ihnen selbst obliegenden Pflichten. Wir übermitteln ihnen nur die für Zustellung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Diese Beschränkung auf das für die jeweilige Leistung Erforderliche trägt auch Ihren gegenläufigen Interessen ausreichend Rechnung.
Speicherdauer
Adressdaten, die wir ausschließlich zu Werbezwecken verarbeiten, prüfen wir spätestens alle 24 Monate auf weitere Erforderlichkeit und löschen sie, wenn eine Ansprache nicht mehr erfolgt. Soweit wir Ihre Adressdaten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, gelten die Angaben unter I.4.
Wir führen Umfragen durch und stellen Online-Formulare bereit, etwa zur Rückmeldung zu unseren Angeboten, zur Vorbereitung von Projekten oder zur Erhebung von Meinungen zu einzelnen Themen. Die Teilnahme ist freiwillig; ein Nachteil entsteht Ihnen nicht, wenn Sie nicht teilnehmen.
Umfang der Verarbeitung
Welche Daten wir verarbeiten, ergibt sich aus den Fragen der jeweiligen Umfrage. Erhoben werden die von Ihnen eingegebenen Antworten sowie, soweit Sie sie angeben, Ihre Kontaktdaten. Technisch anfallende Daten wie IP-Adresse und Zeitpunkt der Übermittlung verarbeiten wir nur, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit des Formulars erforderlich ist.
Soweit eine Umfrage anonym ausgewertet wird und ein Personenbezug auch mit Zusatzwissen nicht hergestellt werden kann, gelten diese Grundsätze für die Auswertung nicht.
Zweck und Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Antworten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO, die wir vor der Teilnahme einholen. Den Zweck der jeweiligen Umfrage geben wir bei der Einholung der Einwilligung an. Wir stützen dieselbe Verarbeitung nicht zusätzlich auf ein berechtigtes Interesse; widerrufen Sie Ihre Einwilligung, entfällt die Grundlage für die weitere Verarbeitung.
Nur bei Befragungen von Beschäftigten: Im Beschäftigungsverhältnis ist eine freiwillig erteilte Einwilligung wegen des bestehenden Über- und Unterordnungsverhältnisses nicht immer gesichert (Erwägungsgrund 43 zur DS-GVO). Führen wir Beschäftigtenbefragungen durch, stützen wir diese daher zusätzlich oder stattdessen auf Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen und interner Abläufe. Dem Interesse der Beschäftigten, nicht zu einer Teilnahme gedrängt zu werden, tragen wir durch die Freiwilligkeit der Teilnahme, die regelmäßige Möglichkeit einer anonymen Beantwortung und das Widerspruchsrecht Rechnung; ein Überwiegen der Beschäftigteninteressen sehen wir darin nicht.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO), etwa Angaben zu Ihrer Gesundheit oder zu Ihren Überzeugungen, erheben wir in Umfragen nur, wenn dies für den Zweck der Umfrage erforderlich ist, und nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO).
Widerruf und Löschung
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf ist so einfach möglich wie die Erteilung der Einwilligung; eine Mitteilung an die in der Umfrage angegebene Kontaktadresse oder an die unter I.2 genannten Kontaktdaten genügt. Nach dem Widerruf löschen wir die betroffenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Im Übrigen löschen wir die Daten nach Abschluss der Auswertung und der Umsetzung der daraus abgeleiteten Maßnahmen.
Für Besprechungen, Beratungen und Schulungen nutzen wir Online-Konferenzdienste. Wenn Sie per Video- oder Audiokonferenz mit uns kommunizieren, werden personenbezogene Daten von uns und vom Anbieter des jeweiligen Dienstes verarbeitet.
Umfang der Verarbeitung
Verarbeitet werden die Angaben, die Sie für die Teilnahme bereitstellen, etwa Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer, ferner Beginn, Ende und Dauer Ihrer Teilnahme, die Zahl der Teilnehmenden und weitere Metadaten des Kommunikationsvorgangs. Der Anbieter verarbeitet zusätzlich die technischen Daten, die für die Verbindung erforderlich sind, insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Betriebssysteminformationen sowie Angaben zur verwendeten Hard- und Software.
Inhalte, die Sie in der Konferenz teilen, etwa Chatnachrichten, Dateien oder Whiteboard-Inhalte, werden auf den Systemen des Anbieters gespeichert. Auf die Verarbeitung durch den Anbieter haben wir nur eingeschränkten Einfluss; Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters, die wir nachfolgend angeben.
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir nutzen Konferenzdienste zur Kommunikation mit bestehenden und künftigen Vertragspartnern sowie zur Erbringung unserer Leistungen; Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO. Im Übrigen dient der Einsatz der Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Ihr Interesse an einer Begrenzung der eingesetzten Kommunikationswege wahren wir, indem wir Konferenzdienste nur ergänzend zu anderen Kommunikationsmitteln einsetzen; ein Überwiegen Ihrer Interessen ist darin nicht zu sehen. Soweit wir für den Einsatz eines bestimmten Dienstes Ihre Einwilligung eingeholt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO.
Aufzeichnung von Konferenzen
Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich, wenn wir alle Teilnehmenden vorab darüber informiert haben und diese eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. a DS-GVO); die Aufzeichnung beginnt erst nach dieser Information. Willigt eine teilnehmende Person nicht ein, nehmen wir keine Aufzeichnung des gesprochenen Wortes vor. Aufzeichnungen löschen wir sobald der mitgeteilte Zweck erreicht ist. Für automatisch erzeugte Transkriptionen, Untertitel und KI-gestützte Besprechungszusammenfassungen gilt dasselbe: Wir aktivieren diese Funktionen nur, wenn alle Teilnehmenden vorab informiert wurden und eingewilligt haben, und löschen die Ergebnisse nach Zweckfortfall.
Eingesetzte Dienste
Wir setzen die nachfolgend genannten Dienste ein und geben für jeden Dienst den Anbieter und die maßgeblichen Angaben zur Datenverarbeitung an.
Am Beispiel von Microsoft Teams zeigen wir, wie diese Angaben auszufüllen sind; für weitere von Ihnen eingesetzte Dienste übertragen Sie das gleiche Schema.
Dienst: Microsoft Teams · Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland · Datenschutzhinweise des Anbieters: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement · Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO: geschlossen · Verarbeitung in Drittländern: ja, auf Grundlage der Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO.
Speicherdauer
Über die Einladung und Organisation der Konferenz hinaus speichern wir selbst regelmäßig keine Daten aus der Konferenz; die im System des Anbieters für uns verarbeiteten Daten werden nach unseren Vorgaben gelöscht. Speichern wir im Einzelfall Inhalte dauerhaft – etwa eine Aufzeichnung, eine Transkription, einen Chatverlauf oder geteilte Dateien –, löschen wir diese, sobald der mitgeteilte Zweck erreicht ist. Auf die Verarbeitung, die der Anbieter zu eigenen Zwecken vornimmt, haben wir keinen Einfluss; hierüber informiert der Anbieter in seinen Datenschutzhinweisen.
Für die Durchführung von Online-Abstimmungen und elektronischen Wahlen – insbesondere im Rahmen von Mitglieder- und Kreisversammlungen – setzen wir die Online-Wahlsoftware POLYAS ein. Anbieter ist GmbH, Marie-Calm-Str. 1–5, 34131 Kassel. POLYAS verarbeitet die dabei anfallenden personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO. Verantwortlicher für die Verarbeitung bleiben wir.
Umfang der Verarbeitung
Welche Daten verarbeitet werden, richtet sich nach der jeweiligen Abstimmung oder Wahl. In Betracht kommen insbesondere:
Nach Angaben von POLYAS werden das Wählerverzeichnis und die elektronische Wahlurne im Wahlsystem getrennt geführt. Die abgegebene Stimme wird dadurch nicht der abstimmenden Person zugeordnet; festgehalten wird lediglich, dass eine berechtigte Person ihre Stimme abgegeben hat.
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten die Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der jeweiligen Abstimmung oder Wahl, insbesondere zur Feststellung der Abstimmungs- und Wahlberechtigung, zur Bereitstellung des Zugangs zum Wahlsystem, zur Durchführung der Stimmabgabe sowie zur Ermittlung, Feststellung und Dokumentation des Ergebnisses.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. b DS-GVO, da die Ausübung des Stimmrechts der Durchführung Ihrer Mitgliedschaft dient / Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO, soweit Sie nicht als Mitglied, sondern als delegierte Person oder als Mitglied eines Organs teilnehmen. Die Durchführung als hybride oder virtuelle Versammlung richtet sich nach § 32 Abs. 2 BGB und unserer Satzung.
Die Dokumentation der Abstimmung oder Wahl und die Aufbewahrung der Wahlunterlagen stützen wir auf Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die ordnungsgemäße Willensbildung nachweisen und gegen Einwände gegen die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse verteidigen zu können. Dem steht Ihr Interesse an einer möglichst kurzen Speicherung gegenüber. Wir tragen diesem Interesse Rechnung, indem wir die Aufbewahrung auf die für die Nachprüfbarkeit der Beschlüsse erforderliche Dauer beschränken, den Zugriff auf die mit der Versammlung befassten Personen begrenzen und die Unterlagen zu keinem anderen Zweck nutzen. Nach unserer Abwägung überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten unser Interesse daher nicht.
Die Bereitstellung der zur Feststellung der Berechtigung und zur Zustellung der Zugangsdaten erforderlichen Angaben ist Voraussetzung für die Teilnahme an der Abstimmung oder Wahl; ohne diese Angaben ist eine Stimmabgabe über das Wahlsystem nicht möglich (Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO).
Empfänger
POLYAS setzt zur Erbringung der Leistung weitere Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für das Hosting des Wahlsystems, für den Versand der Zugangsdaten sowie gegebenenfalls für Druck und Versand von Wahlunterlagen. Eine aktuelle Übersicht dieser Dienstleister teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.
Nach der mit POLYAS geschlossenen Vereinbarung findet die Verarbeitung grundsätzlich in der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. [Eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt nicht. / Soweit eine Verarbeitung in einem Drittland erfolgt, gelten die unter I.9 dargestellten Garantien.]
Speicherdauer
Wir verarbeiten die Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung und die Dokumentation der jeweiligen Abstimmung oder Wahl erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Zugangsdaten verlieren mit dem Ende des Abstimmungs- oder Wahlzeitraums ihre Gültigkeit.
Die Wahlunterlagen und die Wahldokumentation bewahren wir für drei Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Wahl stattgefunden hat, auf. Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Maßgabe der mit POLYAS geschlossenen Vereinbarung gelöscht oder an uns zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Stand: 09/2026